Hoi 👋🏻 kunnen we je helpen?

Zoeken

Quick start guide

Article author
Shannon Bolink
  • Bijgewerkt

Welkom bij SecureLogin! Deze gids bevat informatie en linkjes die je helpen om je SecureLogin omgeving in te richten. De gids is onderverdeeld in verschillende hoofdstukken, zodat je makkelijk kunt zien waar je heen moet voor de informatie die je nodig hebt. 

 

Algemene instellingen

Inloggen met een externe loginoptie

Je kunt er voor kiezen om SecureLogin te koppelen aan jouw ADFS of Azure AD (Office 365 account). Het inloggen met een externe loginoptie heeft als voordeel dat de gebruiker geen extra wachtwoord hoeft te onthouden voor SecureLogin, en bij uitdiensttreding kan een gebruiker niet meer in SecureLogin op het moment dat de gebruiker uit het systeem wordt verwijderd.

Stuur de gevraagde gegevens naar support@securelogin.nu. Heb je een onboarding sessie gepland? Stuur de gegevens dan uiterlijk één werkdag voor de onboarding. 

Account instellingen

Als omgevingsbeheerder kun je naar de instellingen van jouw account. Je gaat dan naar het beheerdersportaal links onder, en kiest vervolgens in het menu voor ‘instellingen’.

Voor de onboarding is het aan te raden naar de globale-, weergave- en beveiligingsinstellingen te kijken:

  • Lees hier hoe je de globale- en weergave instellingen aanpast.
  • Lees hier hoe je de beveiligingsinstellingen van jouw account aanpast.

Single Sign-On

Groepen

Stap 1 in het gebruik van Single Sign On is het aanmaken van de groepen. Straks kun je aan deze groepen widgets en gebruikers koppelen. Ga dus na binnen jouw organisatie welke groepen je kunt onderscheiden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een scheiding per afdeling, bijvoorbeeld Fiscaal en Lonen. Voor de groepen werken we met een boomstructuur. Je kunt dus ook subgroepen aanmaken.

Standaard staan de groepen intern en extern in de omgeving. Deze kun je gebruiken als basis, maar dat hoeft natuurlijk niet. Lees hier hoe je de groepen kunt bekijken en wijzigen.

Lees hier hoe je groepen aanmaakt en verwijderd.

In dit voorbeeld is intern de hoofdgroep. Hier koppel je alle interne medewerkers aan, en alle widgets die door de hele organisatie gebruikt worden. In de subgroepen koppel je specifieke widgets, die alleen door een deel van de organisatie worden gebruikt.

 

blobid0.png

Widgets

Als je de groepen hebt aangemaakt, dan kun je verder met het toevoegen van de widgets. Voordat je begint met toevoegen, is het belangrijk te inventariseren binnen de organisatie welke (cloud)applicaties er worden gebruikt. 

Eerst voeg je alle widgets vanuit onze ‘store’ toe aan jouw omgeving. Hoe je dit doet lees je hier. Daarna voeg je widgets toe aan de gewenste groepen. Dit kun je op twee manieren doen:

  • Vanuit het menu ‘widgets’. Klik de widget aan in de lijst, klik dan op wijzigen bij de groepen aan de rechterkant en selecteer de gewenste groep(en).
  • Vanuit het menu ‘groepen’. Selecteer een (sub)groep en klik rechts bij widgets op widget toevoegen. Je ziet nu de selectie van widgets die je aan jouw account hebt toegevoegd. Selecteer hier de widgets die toe wil voegen aan de groep.

Iedere widget heeft een standaard titel en logo. Deze zijn aanpasbaar. Hoe je een widget aanpast lees je hier.

SecureLogin heeft meer dan 1000 widgets beschikbaar. De kans is dus groot dat de applicatie die je wil toevoegen beschikbaar is. Ontbreekt er nog iets? Vraag de widget dan aan via support@securelogin.nu

 

Gebruikers

Ten slotte moeten de gebruikers worden toegevoegd en gekoppeld aan de juiste groep(en). Bij het aanmaken van een gebruiker kies je altijd minstens 1 groep, bijvoorbeeld intern. Je kunt na het aanmaken altijd de lidmaatschappen nog aanpassen of uitbreiden. 

Je leest hier hoe je een gebruiker kan aanmaken of verwijderen, en hier hoe de je lidmaatschappen en gegevens van de gebruiker kan wijzigen.

Gebruikers kunnen ook in bulk aangemaakt worden. Dit doen we middels een importsheet. Deze is vooral handig als je veel gebruikers in 1 keer aan wil maken. Indien je hier gebruik van wil maken, open dan de bijgevoegde Excel sheet (SecureLogin mass import_intern) en stuur deze naar support@securelogin.nu. Indien je een onboarding sessie hebt gepland ontvangen we de sheet graag uiterlijk 2 werkdagen voor de sessie. Wij zorgen er dan voor dat de gebruikers in de omgeving worden geïmporteerd.

 

Belangrijk bij gebruik externe loginoptie:

Standaard gebruiken we het e-mailadres van de gebruiker als gebruikersnaam, maar bij een externe loginoptie is dit anders:

  • Voor Azure AD: Gebruik hier het Azure Object-ID als gebruikersnaam
  • Voor ADFS: Gebruik hier het ADFS UPN als gebruikersnaam (dit kan het e-mailadres zijn, maar dat hoeft niet)

 

Aangiftes en Documenten

Bedrijven

Om gebruik te kunnen maken van de aangiftes en documenten module, dien je bedrijven aan te maken in jouw SecureLogin omgeving. Dit zijn de entiteiten waar de aangiftes en documenten bijhoren.

Maak je gebruik van AFAS of AuditCase als CRM? Sla deze stap dan over en lees verder bij 'Inrichten van services'. 

Het aanmaken van bedrijven kan handmatig en in bulk. Je leest hier hoe je handmatig een bedrijf aanmaakt. Het bulk aanmaken van bedrijven doen we met een Excel import sheet (zie het bijgevoegde bestand 'Bedrijven import'). Deze vul je in en stuur je op naar support@securelogin.nu. Heb je een onboarding sessie gepland? Dan ontvangen we ze graag uiterlijk 2 dagen voor de sessie. Dan zorgen wij dat alles klaarstaat als jouw onboarding start. 

Om een bedrijf aan te maken is alleen de naam van het bedrijf verplicht. Alle overige velden zijn optioneel. Het is van belang je te realiseren welke typen aangiftes je gaat versturen, dit bepaald namelijk welke velden van belang zijn:

  • BTW, ICP & Suppletie: Vul het btw-nummer in
  • VPB: Vul het fiscale nummer in
  • IB: Vul het BSN-nummer in
  • Loonbelasting: Vul het loonheffingennummer in
  • Publicatiestukkken: Vul het KvK nummer in

Als je gebruik maakt van interne klant ID's, is het handig om deze ook in te vullen, hier kun je straks ook makkelijk op zoeken. 

 

Klantgebruikers

Naast bedrijven, hebben we ook de klantgebruikers nodig. Dit zijn de contactpersonen waar je aangiftes en documenten naartoe gaat sturen. Deze gebruikers kun je handmatig aanmaken, en in bulk.

Maak je gebruik van AFAS of AuditCase als CRM? Sla deze stap dan over en lees verder bij 'Inrichten van services'. 

Je leest hier hoe je een gebruiker handmatig aanmaakt. Voor de klantgebruikers kun je het beste type 'servicegebruiker aanmaken. Voor het bulk aanmaken gebruiken we een Excel sheet (bijlage 'SecureLogin mass import_extern'). Om aangiftes en documenten naar een klant te sturen, gebruiken we e-mail en SMS. Vul daarom de volgende gegevens in voor klantgebruikers:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • E-mail
  • Mobiel nummer 

Het mobiele nummer kan eventueel later nog toegevoegd worden vanuit het portaal, de overige gegevens zijn noodzakelijk om te kunnen importeren. 

Tip: maak je gebruik van interne klant ID's voor de bedrijven? Vul deze dan ook in op de importsheet voor de gebruikers, hier is een kolom voor aan het einde van de sheet. Op deze manier weten we direct welke klant bij welk bedrijf hoort, en koppelen we ze ook meteen aan elkaar. Meer informatie over koppelen volgt hieronder. 

 

Koppelen

De laatste stap is het koppelen van collega's en klantgebruikers aan de bedrijven. Indien je gebruik hebt gemaakt van de importsheet voor de klanten, en daar de interne klant ID's van de bedrijven hebt aangegeven, dan zijn de klantgebruikers al gekoppeld. 

Je koppelt de collega's die toegang mogen hebben tot het bedrijf. Na het koppelen kunnen zij aangiftes en documenten sturen voor deze bedrijven, en je koppelt één of meer klantgebruikers welke de contactperso(o)n(en) zijn voor dit bedrijf. Hoe je de gebruikers koppelt aan een bedrijf lees je hier. 

 

Inrichten van services

We kennen verschillende typen services binnen SecureLogin. Welke je gaat installeren hangt af van de pakketten die je gebruikt, en welke stromen je via SecureLogin wil laten lopen. Klik op de service om te navigeren naar de instructies voor het configureren van de service. 

 

CRM services

Met een CRM service houden we jouw CRM in sync met SecureLogin. Dit gebruiken we dus om bedrijven en klantgebruikers aan te maken, en deze aan elkaar te koppelen. Het CRM is hierin altijd leidend. De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar:

Aangifte services

Met de aangifte services kunnen we aangiftes ophalen uit een pakket, of kun je aangiftes vanuit een pakket naar SecureLogin sturen. We hebben de volgende aangifte services beschikbaar:

Daarnaast is er de handmatige taken service. Hiermee kun je zelf een XBRL of PDF-bestand uploaden, en kun je een handmatige btw- of ICP aangifte aanmaken. 

 

Publicatiestukken services

Met de publicatiestukken services kun je jaarrekeningen naar SecureLogin sturen, en je publicatiestukken deponeren bij de KvK. De volgende services zijn beschikbaar:

Daarnaast kun je ook handmatig publicatiestukken en jaarrekeningen bij ons uploaden. Hiervoor gebruik je de XBRL/PDF upload service onder de categorie Publicatiestukken. 

 

Digitaal ondertekenen

Met onderstaande services kun je middelgrote- en grote jaarrekeningen ondertekenen (SBR assurance flow). We koppelen hierin met 2 partijen:

DMS services

Met onze DMS services kun je aangiftes en documenten geautomatiseerd in jouw dossier laten plaatsen wanneer de taak voltooid is. Hiermee blijft het dossier dus goed gevuld met de laatste informatie. We hebben een koppeling met de volgende document management systemen:

Machtigingen

Ten slotte is het mogelijk om via SecureLogin doorlopende machtigingen aan te vragen voor de VIA & SBA. Je vindt hier een uitlegvideo over het inrichten van deze service. 

Vraagposten

Browser extensie

Met de SecureLogin Vraagposten module kun je op een makkelijke manier vragen stellen over bijvoorbeeld vergeten bonnen of facturen, direct vanuit de bronapplicatie. Dit doen we middels onze browserextensie. Deze is beschikbaar voor Chrome, Edge en Firefox. Als je ook onze Single Sign-on module gebruikt, dan is de kans groot dan je de extensie al hebt. Zo niet, dan download je deze eenvoudig door rechtsboven op de profiel knop te klikken, en vervolgens te kiezen voor 'installeer browser extensie' 

Bedrijven & Klantgebruikers

Om gebruik te kunnen maken van de Vraagposten module dien je bedrijven en klantgebruikers aan te maken in jouw omgeving. Gebruik je ook de aangiftes en documenten module? Dan heb je dit reeds gedaan. Hoe je bedrijven en klantgebruikers aanmaakt staat hierboven beschreven. Voor de bedrijven is het aan te raden om ook het scan&herken mailadres te vullen (ocr_email in de sheet). Hiermee kunnen we vergeten bonnen en facturen direct doorsturen naar jouw scan&herken oplossing. 

Inrichten van services

Vraagposten

De volgende services zijn beschikbaar binnen de Vraagposten module. Wanneer deze aanstaan kun je vanuit de bronapplicatie vragen stellen.

  • Twinfield
  • Exact Online
  • SnelStart Web
  • Visma NMBRS
  • Basecone
  • Fiscaal Gemak
  • Nextens
  • Handmatige vragen

Het configureren van deze services is heel eenvoudig. Je gaat in het beheerdersportaal naar Services en kiest voor Service toevoegen. Onder de Vraagposten categorie vind je alle Vraagposten services. Je klikt op installeer en ze zijn toegevoegd. 

Bij de voorkeuren geef je vervolgens aan wat jouw standaardinstelling is voor het verzenden van de Vraagposten. Hier kun je per bedrijf nog vanaf wijken. Je hoeft dit slechts bij 1 service in te stellen, de anderen nemen deze instellingen automatisch over. 

Templates

Het is mogelijk om in SecureLogin vragenlijsten aan te maken. Erg handig om informatie uit te vragen welke je periodiek nodig hebt, of wanneer je bij meerdere bedrijven dezelfde informatie wil uitvragen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vragenlijst t.b.v. de IB aangifte, of voor het onboarden van nieuwe medewerkers. Je ziet de optie om een template aan te maken verschijnen in het beheerdersportaal, zodra de de handmatige vragen service hebt geïnstalleerd. Hoe je vervolgens een vragenlijst samenstelt, zie je in deze uitlegvideo. De antwoorden op een vragenlijst kun je doorsturen naar jouw DMS. Kijk hier voor meer informatie over de DMS services.

File upload

Ten slotte kun je gebruik maken van de File Upload service. Hiermee creeër je een URL waarop jouw klanten op een veilige en makkelijke manier documenten met jullie kunnen delen. Je voegt hiervoor de File Upload service toe, welke je vind onder de Vraagposten categorie. Je ziet vervolgens jouw URL, en de voorkeuren. Bekijk deze uitlegvideo voor meer informatie over het inrichten van deze service. 

 

Heb je vragen, of kom je ergens niet uit? Stuur dan een mailtje naar support@securelogin.nu