Wanneer de vragen worden gestuurd, ontvangen de klanten een e-mail, met de mededeling dat er vragen zijn. Deze mail is in de huisstijl van het kantoor, en bevat een unieke link waarmee de klant naar de vragen kan navigeren.

Bij het klikken op de knop, opent er een pagina, waar de klantgebruiker een code moet invoeren. Deze ontvangt de klant per SMS. Vervolgens kunnen de vragen worden bekeken en beantwoord.

Hier kan de gebruiker zien voor welke categorie de vraag is en kan er op de vraag geklikt worden.

Wanneer ze op de vraag klikken ziet het er zo uit:

Hier heeft de klant 4 opties.

Van links naar rechts hebben de icoontjes de volgende betekenis:

• Het uploaden van bestanden.
• Een reactie geven
• Doorsturen naar een collega
• De vraag verwijderen

Het uploaden van bestanden

Wanneer je op dit icoontje klikt opent het menu op je computer waar je bestanden kan selecteren. Na het selecteren van de bestanden (max 5) klik je op ‘openen’ en worden de bestanden in de vraag geüpload. Op de telefoon is er hier ook de mogelijkheid om direct een foto te maken. Zodra dit gebeurt opent zich dit scherm:

Naast het versturen van de bestanden kan je ook nog een notitie toevoegen door op het blauwe tekst icoontje. Wanneer de bestanden en de opmerking zijn verstuurd worden allebei de icoontjes groen en kan je de pagina sluiten.

Een reactie doorgeven

Wanneer je op het tekst icoontje klikt opent zich een invoerveld dat er als volgt uit ziet:

Hierin kan je een reactie geven op de vraag. Wanneer je op het blauwe pijltje rechts klikt wordt het antwoord verstuurd.

De klantgebruiker kan hier de gevraagde bestanden uploaden, opmerkingen lezen en opmerkingen plaatsen en bijlages bekijken indien deze zijn meegestuurd. Daarnaast kan de klant wisselen tussen bedrijven, indien de klant aan meerdere bedrijven is gekoppeld. 

Doorsturen naar een collega

Je kan een vraag doorsturen naar een collega. Dit doe je door op het blauwe pijltje te klikken. Er opent zich dan dit scherm:

Je kan hier alleen gebruikers selecteren die bekend zijn in jullie account. Mocht deze collega geen gebruiker zijn binnen de omgeving dan kan je met het blauwe plusje rechts alsnog de vraag doorsturen doormiddel van het invullen van een voornaam, achternaam, emailadres en telefoonnummer. Dan zal deze gebruiker alsnog de vraag kunnen openen met de sms-code en kunnen beantwoorden.

De vraag verwijderen

Door op het rode kruisje te klikken verwijder je de vraag uit het systeem. De melding die je dan krijgt luid als volgt:

Dit kan je dus kiezen als er geen antwoord op de vraag is of als je het gevraagde bestand niet hebt en/of kan aanleveren. De vraag wordt dan als verwijderd doorgezet naar de uitvragende partij en zij zullen dan zien dat dit bestand niet meer opgestuurd zal worden.